申衍OA协同办公系统

一、概述
申衍OA协同办公系统是一套广泛适用于生产、流通、贸易、服务等不同类型企业，以及政府、科研机构、社会团体、学校、医院等事业单位的新一代OA软件通用产品。目的是帮助企业实现高效信息沟通、网络协同无纸化办公。

二、系统特色
· WEB化
系统以WEB技术为基础，采用全新的B/S结构，使用者只需要使用浏览器就可以访问，确保不同的使用者都能以最佳的方式来使用所需的系统。

· 界面友好
具有良好的用户界面，操作简便，具有方便用户，灵活设置多种业务工作程序的功能，页面设计符合大众操作习惯，并提供适当的在线帮助指导用户操作。

· 支持简、繁体中文
NetOffice的服务器操作系统支持简体中文版，客户端操作系统可以同时支持简、繁体中文，客户根据本机操作系统版本，在软件登录时选择相应的语言。

· 安全、保密
系统中运转的是企业内部重要的信息和数据，其中有些资料对内和对外都要高度保密，所以系统具有严格的用户管理和权限管理，各种数据的查看、修改、删除等必须有相关权限，公文的流转有记录可以跟踪。不仅每个用户登录需要密码，重要用户可以加配电子锁，作为登录以身份认证，有效防止密码被盗。

· 组织管理结构化
NetOffice 提供了一个结构完善的组织架构定义模块。系统管理员通过定义“群组”、“角色”、“个人”，使用户建立内部管理组织架构及系统中的不同功能模块各种权限设置变得灵活、具体、合理。

· 工作流程智能化
工作流转中的各个流程系统，采取了流程控制库和模板库分开的执行方式，用户根据工作的需要随时可以随心所欲的定义流程，从而保证企业的工作流更趋于合理化、多样化与实用化。流程模板也可以用户自定义。
· 易维护，可扩展
系统发生故障后，可通过简单的方式进行维修而恢复服务。开发的立足点高，要能适应将来的管理发展需要。具有较高的兼容性和可扩充性，便于随时修改程序，使其不断完善、优化、以能适应未来信息化建设需要。

针对中小企业特点，系统的开发采用模块化体系结构，各个功能模块可拆分、可选、可定制，支持将来各模块功能的单独扩展和定制。
· 可集成性高
提供标准的XML接口，与任何支持XML标准的应用系统进行无缝连接。
独立的数据库结构可以非常方便地和企业的ERP系统联接，并对ERP的报表结果或数据进行综合查询及管理（需ERP软件厂商提供支持配合）。
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三、系统功能介绍

Ⅰ.系统模块体系结构（NetOffice企业版）
Ⅱ.模块功能描述：

首页

登录后首页显示系统主菜单及用户LOGO，页面显示人性化，信息汇聚及时、准确、全面：
可以修改个人资料、照片；
时钟、日历提醒；
相关链接自己最常用的网页，建立直接启动其他应用程序的快捷方式；
显示公司最新动态、最新通告、以及焦点关注的其他新闻信息；
最新待收取工作、待办工作、未阅读公告、未读邮件、会议通知、同事留言、日程安排提醒、待审批计划等信息提示；
总机或其他同事留言；
在线和离线人员名单。

工作流转

撰写工作：
凡是需要通过一定流程程序，来进行拟定、拟稿、登记、批示、办理、传阅、审核、申请、派遣等的各种办公室工作，都通过选择模板（系统定义的模板如请款单、工作申请单、报销单、申购单、出差申请、工作计划、公司发文、决定通知、来文处理、批复通知等），进行登记处理（收文或发文）、添加附件并设置流程，登记完成后可以马上发布，也可以存为草稿，方便下次将数据输入或修改完整正确后再提交。
需要流转的公文流程可以自己定义；同一份公文可以只流给一个处理人，也可以同时流给多个处理人；可以直接选择处理人名称，也可以按职务选择处理人。不仅公文发起人可以定义流程，流转环节中的处理人也可以修改流程。
可以给公文设定限办期限以及催办信息通知人，系统将自动在限办时间内发送催办通知。

待办工作：
待办工作显示当前用户待处理的公文及其相关属性，如带附件、催办、被授权处理的公文有授权标志等，可查看该工作的流程记录，以了解已完成步骤及各步骤的意见。点击主题进入处理界面，填写处理意见，电子签名后提交即自动发送到下一流程。处理过程中可以上传新附件，但不能删除已有的附件，对原表单（包括正文）不能修改。
当流程流转到某一个步骤的时候，如果该处理人超过流程设定的‘处理时间’还未得到处理，系统自动在待办公文前显示催办图标；如果该处理人超过流程设定的‘过期时间’还未得到处理，系统在对应的处理意见中标明“XXX超时未做处理”，该流程自动流至下一个步骤。
如要退回重做该工作，填写打回原因，可以将公文回退上一处理人，直到打回到发起人为止。
公文模板中需要处理人签名处采用电子数字签名，签名者须同时连续输入登录名和密码方可签署处理人真实姓名。

工作草稿：
存放当前用户的已登记但还未提交发送的临时公文，可进行修改、删除、发送等操作。公文提交发送后系统自动从草稿箱将该公文删除。

工作跟踪：
公文发起人能跟踪流程的流转情况；曾参与处理公文用户列出其已处理但未完成的所有公文的进度，可看到该人员所在步骤其及之前的步骤的流转情况，对处理意见只能看到其处理前的意见，不可看到其步骤后的意见。某些模板可设置发起人或处理人不能看到其他处理人意见。

工作查询：
查询已流转结束的公文，提供多种查询条件组合。用户只能查询权限允许的公文。普通职员用户没有查询权限，查询工作可以按照工作名称、创建人、创建人部门、工作类别、创建时间等属性进行排序，按照大小或先后正序或倒序排列，使查询变得更简单。

绩效考核：
系统记录所有用户的完成公文项数，公文处理完成时间，提前或延迟完成时间等。管理者可以按时间段对上述指标进行统计，以考核员工某一阶段的工作绩效。
个人办公

邮件系统：
可以收发内部邮件及Internet邮件，内部邮件直接针对用户姓名发送，无需对方Email地址。如需要收发Internet邮件，则须设置POP3邮件接收服务器。邮件系统基本具备Outlook功能，并增加了存为草稿，可以轻松提供企业用户之间的协作、沟通、联系，实现信息的传递、存储、转发与交换，办公人员还可以通过邮件的群发功能和内、外部的联系保持及时的沟通，比如，新产品的信息，公司新闻，新的服务等，建立更好的信息沟通，使公司整体的形象和效率提高。
发件箱分内部邮件、外部邮件的发送两类，具备群发功能，内部邮件的群发指对企业内部用户，可以选择职位、部门等方式选择要发送的对象，外部邮件的群发，只要在INTERNET地址栏输入地址，用逗号分隔开来就可以了；

日程按排：
日程安排模块用于安排个人的工作计划。可制定、修改、删除、查询任意日期的工作安排日程表。可以设置日程计划提前提醒，当某个事件到达提醒时间时，系统自动弹出一个提醒窗口将计划内容显示出来，也可以设置声音提醒。日程表缺省显示当日的日程事件，显示日程时间和此时间计划内容。
日程安排可以按月、周、天三种显示模式来显示，使人能直接、清晰地了解到自己在月、周、天等时间段内的安排。
上级可以查询下级员工的日程安排，并可以对内容作批示。

个人名片夹：
记录当前用户的私人联系人信息，如：姓名、性别、单位、部门、职务、办公电话、单位地址、家庭住址、家庭电话、手机、E_MAIL、QQ、备注等，根据个人需要添加通讯录，进行分类管理，同时也可以根据个人需要随时删除各种通讯记录，只有当前用户有权进行维护，用户可以各种方式查阅联系人信息。

修改密码：
用户登录初始密码由管理员分配，通过此功能可以修改初始密码。

工作计划：
用户可以制定自己的工作计划，然后提交给上级主管，上级主管可以审阅下属员工的计划，或退回要求重写。

工作日志：
用户可在此记录工作总结、体会或其他内容，只能编辑和修改当天的日志，可查看任一天的日志记录，但不可以更改或删除。上级可以查看下级员工的日志。

工作便签：
用户可以将自己工作的要点，或者是思想上的火花和片段，或是一个电话、E_MAIL地址等小信息，用便签形式记录下来，随时查阅处理，处理完后不用的便签可以删除。

工作授权：
用户可以将公文处理或日程安排处理权限授权给其他用户，被授权用户可以处理授权人的待办公文或查看其日程安排。可随时查询或取消授权。

信息交流
电子公告：
用于在企业内部发布各种通知、通告、新闻、动态、文化等，是企业信息平台中应用广泛的功能：
电子公告可以根据企业所关注的内容分为几类：新闻信息、焦点关注、部门动态、公司通告、企业文化等栏目，这样更容易使用户了解企业内、外部的信息和变化，加强信息交流和共享，容易融入企业文化和精神；
选择公告栏目，填写公告标题、公告内容、重要性等项，即可保存下来，然后提交审核；
公告内容可以任意编辑字体、颜色等，可以插入图片，使公告作为信息的载体更丰富、更深刻；
公告审核人对提交的公告进行审核，通过后公告就可以发送了.

电子论坛：
NetOffice的论坛分普通论坛和匿名论坛两类，可以根据企业自身的需要任意建立不同类别的多个论坛：
匿名论坛作为员工的自由讨论区，不记录、显示发表人的姓名、IP地址及其它信息，用于企业收集员工意见及看法等；
普通论坛会相应的记录文章发表人的姓名等信息，用于员工讨论和分享一些知识、看法、经验、教训等；
增加新论坛由系统管理员建立，设置论坛属性（是否为匿名论坛），并由系统管理员指定论坛版主。版主有维护论坛的最高权限，可修改本论坛的名称以及将版主移交给其他用户。版主还可以将发表在论坛的某些帖子设置为精华帖，或者对某些贴子进行删除。

公共信息：
包含公司通讯录，常用电话薄、精美日历等。系统管理员可以增加新的公共信息项目，用常用办公软件如（OFFICE等）建立公共信息文件，然后导入系统即可。获得权限的用户可以管理通讯录。

在线会议:
有远程办公的企业可以使用此功能进行多方在线会议,类似Internet在线聊天室。可以用此功能进行网上会议、网上讨论、网上培训等工作：
在线会议会记录在线的讨论过程，不同地点的网上讨论可以随时中断后再进入，可以看到不在线时的记录，就不会错过讨论内容；

手机短信：
注册的手机可以群发短信息（涉及预付费，此功能用户需要才开放）。
辅助办公

文件管理：
用于公司内部文件管理（如员工守则、公司制度、电子刊物、部门文件、各类文书等），系统管理员可以根据需要给相关用户授权，该用户就可以任意建立其部门文件夹，文件夹可以随意、多层级地建立，然后具上传文件权限的用户可以把文件（如Word、Excel表、图片、txt文件等）上传至不同的文件夹内，并可以修改文件夹名称。所有用户需要查看不同的文件夹里的文件也须由系统管理员分配权限。
每一个文件夹的每一级子目录都可以通过权限管理限制查看，具权限的用户可以按日期、作者、时间、类别、关键字的方式查询文件，并浏览；
文件不能任意修改、不能另存、不能拷贝，避免文件内容外流；
具权限的用户可以对文件和文件夹进行维护，如修改、删除等。

资产管理：
对企业资源（如固定资产）进行分类、登记和调度管理。用户不仅可以自定义资源类别，而且能够对可供使用或领取的资源提出申请。资源管理员则对提出的申请进行调度，可同意或者拒绝申请。
用品管理:
对企业日常用品（各种耗材）进行分类、登记、出入库、领用管理。
会议管理：
会议管理具备会议登记、传达、会议纪要管理、会议查询、会议室管理等功能。召开会议登记时，如果会议时间与所选择的主持人或者参加会议人员的其他安排（如日程安排或其他已通知的会议）有冲突，系统会提示并显示所冲突的安排情况，会议召开者可以根据实情作时间调整或作其他措施。会议室的占用也有冲突提示。
车辆管理：
车辆管理主要是对现有车辆资源的管理和调配。所有用户有权查询每天的车辆使用情况和进行用车申请操作，系统自动拒绝申请已分配或在使用的车辆。只有车辆管理员角色才有权派车。车辆管理功能二级主界面显示因角色的不同而不同，普通用户显示自己用车申请单的状态及处理状态；车辆管理员显示等待批示的派车申请单及其内容，可据实际情况进行派车或退回操作。
档案管理：
按国家有关档案管理标准设计，有查询与检索、案卷类别管理、卷内目录输入、案卷目录输入、目录打印等子功能。只档案管理员角色才有权进行归档操作。需要归档的公文在公文建立时设定,流程完成以后档案管理员界面会自动出现归档提示，由管理员进行相关的存档操作。
● 企业管理

人事管理：
实际上是一套功能强大，通用性极强，操作简便的人力资源管理系统,可以管理企业员工详细资料，进行部门变动、职务调整，奖惩记录，培训管理及培训费用统计，进出员工比例统计等，是企业人事管理的全面解决方案。
人事档案管理企业人员基本资料，包括个人基本信息、补充信息、工作经历、教育经历、社会关系等，记录员工的培训记录、调动记录、考评记录、奖惩记录等，多种条件的查询、统计、报表和打印功能；
人员调动详细记录部门调动和职务调动的轨迹、调动原因和生效日期；
奖惩管理管理员工奖惩性质、原因、时间等详细记录；
考评管理记录企业对某员工不同主题、时间的考评结果；
培训管理按受训对象分为个人、部门、集体培训，详细记录培训主题、时间、培训内容、培训费用等；
离职档案将已离职人员档案从员工档案库移至离职人员档案库，并记录离职原因、时间、经办人等信息，以便查询；
信息统计员工基本信息统计，员工培训费用统计，离职人员统计，新聘、离职员工比例统计；
报表打印预览和打印报表功能，可自定义报表。
用户权限管理操作权限后台管理，系统管理员可以针对使用者的职务分配相应的操作权限。权限分为只读、新增、修改、删除。

客户关系管理：
为企业实现"以客户为中心"的管理策略，提供操作、分析、协作各形态的功能模块，体现基层业务处理管理、中层业务协调和高层决策支持的层次需求，帮助企业开发识别和管理最有价值和最具成长性的客户。

进销存管理：
主要针对小型企业的商品进货、销售及库存管理工作。通过商品入库（出库），商品销售（退货），商品调价，各种统计，多种报（图）表使管理者对企业经营状况有更清晰、直观的了解，并为将的经营决策提供有力的参考数据。主要功能：记录、查询、打印商品的入库、出库明细；商品定价及其它资料的修改；记录、查询商品的销售(退货)明细；库存统计；库存量、有效期预警等。可对操作员进行不同等级的操作授权。

即时通讯
点击主菜单条上的在线用户图标，即可看到所有当前在线和离线的用户数量及名称，点击选中的用户名称即可向对方发送即时信息